Politica de confidentialitate

S.R.L. „COMPLEX-TOTAL”

Numărul de identificare de stat: 1013600001772

Sediul: MD-2062, mun. Chișinău, bd. Dacia nr. 58/12

Operatorul datelor cu caracter personal este S.R.L. „COMPLEX-TOTAL”, IDNO 1013600001772, cu sediul în MD-2062, mun. Chișinău, bd. Dacia nr. 58/12. Pentru întrebări sau exercitarea drepturilor privind datele cu caracter personal ne puteți contacta la: [DE COMPLETAT – adresă de poștă electronică pentru protecția datelor].

Politica se aplică persoanelor fizice care solicită oferte, negociază ori încheie contracte cu noi, clienților persoane fizice, reprezentanților, administratorilor, angajaților și persoanelor de contact ale clienților, furnizorilor, partenerilor și chiriașilor persoane juridice, precum și utilizatorilor site-urilor web administrate de S.R.L. „COMPLEX-TOTAL” pe care prezenta Politică este publicată.

Politica se aplică indiferent de modalitatea de interacțiune: în persoană, prin telefon, poștă electronică, formulare web, mesaje text, Viber, WhatsApp, Telegram, Signal sau alte servicii similare utilizate în relația comercială.

Datele care privesc exclusiv o persoană juridică – de exemplu denumirea, forma juridică, IDNO-ul sau contul bancar al companiei – nu sunt, prin ele însele, date cu caracter personal. Totuși, un extras al companiei, un contract, o procură sau un alt document poate conține date ale unor persoane fizice; aceste informații sunt protejate de prezenta Politică.

Prelucrăm datele potrivit principiilor prevăzute de Legea nr. 195/2024. În practică, aceasta înseamnă:

• folosim datele numai dacă avem un scop determinat și un temei juridic corespunzător;
• solicităm numai date adecvate, relevante și necesare scopului urmărit;
• nu reutilizăm datele pentru un scop incompatibil fără o analiză juridică și, după caz, o informare suplimentară;
• urmărim ca datele să fie corecte și actualizate în măsura necesară;
• nu păstrăm datele mai mult decât este justificat;
• limităm accesul la persoanele care au nevoie de date pentru atribuțiile lor;
• aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscul și păstrăm dovezi ale conformității.

Nu solicităm consimțământul atunci când există un alt temei juridic adecvat. În funcție de activitate, ne bazăm în principal pe:

Demersuri precontractuale și executarea contractului:
atunci când persoana solicită o ofertă, negociem, încheiem sau executăm un contract ori trebuie să gestionăm livrarea, montajul, garanția sau plata.

Obligații legale:
pentru contabilitate, fiscalitate, documente obligatorii, răspunsuri către autorități și alte obligații prevăzute de legislația aplicabilă.

Interes legitim:
pentru administrarea relațiilor comerciale între companii, securitate, prevenirea abuzurilor, păstrarea probelor, gestionarea creanțelor și apărarea drepturilor, numai după evaluarea necesității și a impactului asupra persoanei.

Consimțământ:
numai atunci când persoana are o alegere reală și consimțământul este temeiul juridic adecvat, de exemplu pentru anumite comunicări facultative și pentru fișiere cookie sau tehnologii similare care nu sunt strict necesare, atunci când legea îl cere. Pentru tehnologiile de pe site, alegerea este gestionată prin panoul „Setări cookie”, potrivit Politicii privind fișierele cookie.

Retragerea consimțământului produce efecte pentru viitor și nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere. Refuzul unei prelucrări facultative nu condiționează serviciile care nu depind de aceasta. Pentru fișierele cookie facultative, retragerea sau modificarea opțiunii trebuie să fie la fel de ușoară ca acordarea.

De regulă, primim datele direct de la dumneavoastră. Le putem primi și de la compania pe care o reprezentați, de la un client, furnizor sau partener care vă desemnează ca persoană de contact, din acte și documente transmise în relația comercială, din registre sau surse publice legitime ori din sistemele tehnice utilizate pentru furnizarea și securizarea serviciilor.

Dacă datele nu au fost obținute direct de la dumneavoastră, furnizăm informațiile cerute de lege într-un termen rezonabil și, după caz, cel târziu la prima comunicare sau la prima divulgare către un alt destinatar, cu excepțiile prevăzute de Legea nr. 195/2024.

Datele cerute pentru identificarea persoanei sau a reprezentantului, pregătirea contractului, executarea comenzii, livrare, montaj, facturare ori îndeplinirea unei obligații legale sunt obligatorii numai în măsura în care sunt necesare. Dacă datele indispensabile nu sunt furnizate, este posibil să nu putem pregăti oferta, încheia contractul sau presta serviciul solicitat.

Vă rugăm să ne transmiteți numai datele și documentele solicitate. Nu solicitați și nu transmiteți parole, coduri PIN, coduri de autentificare ori date complete de card. Datele privind sănătatea, condamnările penale sau alte categorii sensibile nu trebuie transmise decât dacă sunt strict necesare și există un temei legal concret.

Copia actului de identitate nu se solicită ca regulă generală. O cerem numai când este necesară verificarea identității, a dreptului de reprezentare sau îndeplinirii unei obligații legale și nu există o metodă mai puțin intruzivă adecvată.

Pentru documentele care conțin date cu caracter personal, recomandăm transmiterea la adresa de poștă electronică de serviciu indicată de reprezentantul COMPLEX-TOTAL. Aceasta este opțiunea preferată pentru copii ale actelor de identitate, procuri și alte documente care conțin un volum mai mare de date personale.

Dacă transmiterea prin poștă electronică nu este posibilă, în relația comercială pot fi utilizate și servicii de mesagerie precum Viber, WhatsApp, Telegram, Signal sau servicii similare. Aceste servicii sunt administrate de furnizori terți și pot prelucra anumite informații potrivit propriilor condiții și politici de confidențialitate.

COMPLEX-TOTAL nu administrează și nu controlează infrastructura tehnică ori serverele acestor furnizori și, din acest motiv, nu poate garanta securitatea segmentului de transmitere care se desfășoară exclusiv în infrastructura terțului. Această precizare nu limitează obligațiile COMPLEX-TOTAL pentru datele aflate sub controlul său după recepționare.

Indiferent de canal, recomandăm să transmiteți numai informațiile solicitate și strict necesare. Dacă un document poate fi transmis printr-o modalitate mai puțin intruzivă – de exemplu prin confirmarea unei informații fără trimiterea întregului act – putem solicita utilizarea acelei modalități.

În interiorul COMPLEX-TOTAL

datele sunt accesibile numai persoanelor care au nevoie de ele pentru sarcinile lor: de exemplu manageri de vânzări, persoane care gestionează contracte, livrări sau chiriași, contabilitate, administrator și persoane responsabile de sistemele informatice.

În exterior

• bănci și prestatori implicați în plăți;
• furnizori de găzduire, poștă electronică, administrare a sistemelor informatice, dezvoltare și mentenanță a site-urilor;
• furnizori de servicii de comunicare, inclusiv serviciile de mesagerie utilizate în relația cu dumneavoastră;
• curieri, transportatori, subcontractanți sau alți prestatori implicați în livrare, montaj ori executarea lucrărilor, atunci când au nevoie de date;
• consultanți, auditori, juriști și alți profesioniști supuși obligațiilor de confidențialitate;
• autorități publice, instanțe sau alte entități atunci când divulgarea este impusă ori permisă de lege.

Nu presupunem că orice furnizor este „persoană împuternicită”. Rolul juridic se stabilește după activitatea efectivă. Dacă un furnizor prelucrează date în numele nostru, utilizăm numai furnizori care oferă garanții suficiente și reglementăm relația prin actul juridic cerut de Legea nr. 195/2024.

Utilizarea unor servicii tehnologice, de poștă electronică, găzduire, comunicare sau mesagerie poate presupune accesarea ori prelucrarea datelor din alte state. Nu considerăm automat un serviciu străin ca fiind ilegal; verificăm mecanismul juridic aplicabil și garanțiile necesare.

Potrivit Legii nr. 195/2024, capitolul privind transferurile internaționale nu se aplică transferurilor către statele membre ale Spațiului Economic European, pentru care nu sunt necesare autorizări speciale.

Pentru alte state, transferul se realizează numai dacă există o decizie privind nivelul adecvat de protecție, garanții adecvate ori o altă situație permisă de lege.

La cerere și atunci când este aplicabil, oferim informații privind mecanismul de transfer și modalitatea de a obține informații despre garanțiile utilizate. Furnizorii și destinațiile efective se revizuiesc pe baza configurației tehnice reale.

Site-urile administrate de S.R.L. „COMPLEX-TOTAL” pot utiliza tehnologii strict necesare funcționării, securității și furnizării unui serviciu solicitat, precum și tehnologii facultative de preferințe, funcționalitate, analiză, statistici, promovare sau conținut al terților.

Tehnologiile care nu sunt strict necesare și pentru care legea impune consimțământul nu sunt activate înainte de o alegere valabilă. Utilizatorul trebuie să poată accepta, refuza ori configura separat categoriile facultative și să își poată modifica sau retrage ulterior alegerea prin „Setări cookie”. Refuzul tehnologiilor facultative nu trebuie să împiedice accesul la funcțiile de bază ale site-ului.

Regulile detaliate privind categoriile de tehnologii, consimțământul, serviciile terților, transferurile și ștergerea ori blocarea fișierelor cookie sunt prevăzute în Politica privind fișierele cookie. Lista exactă a tehnologiilor active pe site-ul concret, furnizorul, scopul, categoria, durata și necesitatea consimțământului sunt afișate în „Setări cookie”, astfel încât informația să corespundă configurației tehnice reale.

Atunci când un fișier cookie sau o tehnologie similară generează ori utilizează date cu caracter personal, prelucrarea acestor date este supusă prezentei Politici și Legii nr. 195/2024. Politica privind fișierele cookie completează prezenta Politică pentru regulile privind stocarea sau accesarea informațiilor pe echipamentul terminal.

Faptul că ne-ați transmis date pentru o ofertă sau un contract nu înseamnă automat că putem utiliza datele pentru orice formă de promovare. Comunicările comerciale sunt efectuate numai în condițiile legii și pe temeiul juridic adecvat.

Aveți dreptul să vă opuneți în orice moment și gratuit utilizării datelor pentru marketing direct. După opoziție, datele nu mai sunt folosite în acest scop, fără a afecta comunicările necesare executării unui contract, gestionării unei comenzi, facturării ori altor obligații independente de marketing.

• dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor;

• dreptul de acces la date și la informațiile privind modul în care sunt prelucrate;

• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;

• dreptul la ștergere, atunci când sunt întrunite condițiile legale;

• dreptul la restricționarea prelucrării;

• dreptul la portabilitatea datelor, în situațiile în care legea îl recunoaște;

• dreptul de opoziție, inclusiv opoziția absolută față de marketingul direct;

• drepturile aplicabile deciziilor bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, dacă o asemenea prelucrare este utilizată;

• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta.

Cererile se transmit la [DE COMPLETAT – e-mail pentru protecția datelor]. Răspundem fără întârzieri nejustificate și, ca regulă, cel târziu în termen de o lună. Dacă legea permite prelungirea, vă informăm despre motiv și termen.

Pentru a preveni divulgarea datelor unei persoane neautorizate, putem solicita informații rezonabile pentru verificarea identității. Nu solicităm automat o copie a actului de identitate dacă identitatea poate fi confirmată printr-un mijloc mai puțin intruziv.

Dacă apreciați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, puteți depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal: MD-2004, mun. Chișinău, str. Serghei Lazo nr. 48; e-mail: centru@datepersonale.md; telefon: (022) 820 801; site: datepersonale.md.

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate naturii datelor, volumului, contextului prelucrării și riscurilor pentru persoanele vizate. Măsurile pot include controlul accesului pe roluri, confidențialitate, autentificare, copii de siguranță, actualizări, protecția echipamentelor și documentelor, instruirea personalului și proceduri de răspuns la incidente, în măsura în care sunt relevante pentru sistemul respectiv.

Nicio transmisie prin Internet sau printr-un serviciu terț nu poate fi prezentată ca absolut sigură. În cazul unei încălcări a securității datelor, evaluăm natura și consecințele incidentului și, dacă sunt îndeplinite condițiile legii, notificăm Centrul și/sau persoanele afectate în termenele prevăzute de Legea nr. 195/2024.

În anumite spații ale societății pot exista sisteme de supraveghere video. Dacă intrați într-o zonă supravegheată, prelucrarea imaginilor este reglementată prin informarea și regulile speciale privind supravegherea video, semnalizate la intrarea în zona respectivă. Prezenta Politică nu înlocuiește informarea specifică pentru supravegherea video.

Produsele și serviciile comerciale descrise în această Politică nu sunt orientate în mod obișnuit către copii. Dacă primim accidental date ale unui copil sau ale unei alte persoane vulnerabile care nu sunt necesare relației, analizăm necesitatea păstrării și le ștergem sau restricționăm, după caz, cu respectarea obligațiilor legale.

Revizuim prezenta Politică atunci când se modifică activitățile de prelucrare, site-urile, formularele, furnizorii, serviciile de mesagerie, tehnologiile de tip cookie, transferurile internaționale, termenele de păstrare sau legislația aplicabilă. Versiunea actualizată va indica data ultimei modificări.

Ultima actualizare: ______________.
Data intrării în aplicare: data aprobării de către administrator.